Consulatul mai aproape de casa ta – Componentele Sistemului Informatic Integrat Consular

Last updated dec. 21, 2014

Componentele Sistemului Informatic Integrat Consular (E-Cons)

Introducere

În ultimii ani, dimensiunile prezenţei româneşti în străinătate au înregistrat o permanentă tendinţă ascendentă. În acest context, Ministerul Afacerilor Externe s-a confruntat cu o creştere continuă a numărului de servicii consulare solicitate de către cetăţenii români din străinătate, în condiţiile unor restricţii bugetare drastice, care limitau posibilităţile de angajare de personal suplimentar sau de deschidere a unor noi oficii consulare de carieră.

Astfel, în condiţiile în care aproape 20 % din populaţia României şi-a stabilit reşedinţa în afara graniţelor ţării, sfera activităţilor în sarcina diplomaţilor cu atribuţii consulare a cunoscut, în ultima perioadă, o multiplicare şi o diversificare fără precedent.

Având în vedere realităţile obiective cărora reţeaua consulară trebuie să le facă faţă în prezent, Departamentul Consular din cadrul Ministerului Afacerilor Externe a demarat o amplă campanie de modernizare şi adaptare a instrumentelor consulare, astfel încât acestea să răspundă în mod adecvat cerinţelor şi provocărilor contemporane. Atât modernizarea cât şi regândirea activităţii consulare au vizat toate componentele structurale din cadrul Departamentului Consular.

Pentru a veni în sprijinul numărului tot mai mare de cetăţeni români aflaţi în străinătate, dar şi pentru creşterea performanţei activităţii consulare, Ministerul Afacerilor Externe este în proces de implementare a proiectului informatic integrat, denumit generic E-Cons. Platforma E-Cons va integra mai multe sisteme informatice în domeniul
consular, care presupun modificarea substanţială a activităţii în acest domeniu.

Ulterior operaţionalizării proiectului E-Cons, în totalitatea sa, activitatea consulară va intra într-o nouă etapă, acest concept modern marcând o importantă evoluţie a activităţii consulare, aliniindu-se astfel standardelor tehnologice ale secolului al XXI-lea.

Sistemele informatice care vor intra în componenţa platformei E-Cons sunt:
• Sistemul Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni (în curs de implementare);
• Portalul pentru facilitarea solicitării vizelor – E-Viza (implementat şi funcţional);
• Sistemul Naţional de Informaţii privind Vizele – SNIV(implementat şi funcţional);
• Sistemul Informatic Integrat de Management al Documentelor de Călătorie – E-Pass (implementat şi funcţional);
• Centrul de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate – CCSCRS (în testare).

Sistemul Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni – SIMISC

Acest sistem informatic modern va permite cetăţenilor români să acceseze informaţii consulare de calitate într-un mod eficient şi transparent, beneficiind de un confort crescut datorită posibilităţii de a interacţiona online cu personalul Ministerului Afacerilor Externe, de a trimite solicitări prin mijloace electronice fără a mai fi nevoiţi să se deplaseze in mod repetat la ghişeu, eliminându-se astfel barierele birocratice şi cele geografice. Drept urmare, se va informatiza preluarea şi soluţionarea tuturor cererilor de servicii consulare (altele decât vizele şi documentele de călătorie – paşapoarte şi titlurile de călătorie). Totodată, Sistemul Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni va avea şi o componentă de programare pentru solicitanţii de servicii consulare.
Pentru cetăţenii români, proiectul vizează simplificarea procedurilor de soluţionare a serviciilor consulare prestate de Ministerul Afacerilor Externe, ceea ce va duce la creşterea încrederii cetăţeanului în reţeaua consulară a României. Obiectivele principale urmărite prin acest proiect sunt:
• Posibilitatea accesării, mult mai facile, a serviciilor consulare de către cetăţenii români;
• Uniformizarea serviciilor consulare prestate la nivelul întregii reţele consulare a României;
• Coordonarea unitară a serviciilor consulare. Astfel, prin intermediul Centrului de monitorizare înfiinţat la nivelul
Departamentului Consular se vor putea urmări şi analiza, în timp real, toate serviciile consulare efectuate de către orice misiune diplomatică/oficiu consular;
• Modernizarea de substanţă a activităţii consulare desfăşurate în cadrul misiunilor diplomatice/oficiilor consulare prin eliminarea birocraţiei şi a procedurilor greoaie, cât şi prin introducerea instrumentelor informatice specifice secolului XXI în activitatea zilnică a lucrătorilor consulari.

Sistemul Naţional de Infomaţii privind Vizele – SNIV

În vederea îndeplinirii tuturor condiţiilor inerente eliberării de vize uniforme Schengen şi a cooperării cu statele membre Schengen, cât şi în scopul punerii în aplicare a tuturor
prevederilor legislaţiei comunitare europene în materie (Codului Comunitar de Vize, Regulamentului VIS) de la data aderării, la nivelul Centrului Naţional de Vize din cadrul Departamentului Consular a fost operaţionalizat Sistemul Naţional de Informaţii privind Vizele.

Sistemul Naţional de Informaţii privind Vizele este compatibil cu sistemul european central de informaţii privind vizele, Central Visa Information System (C.VIS).

Prin intermediul Sistemului Naţional de Informaţii privind Vizele se derulează întreg procesul de preluare/eliberare a vizei române, acest sistem fiind pe deplin compatibil cu
Sistemul Central privind Vizele la nivelul Uniunii Europene.

Sistemul Naţional de Informaţii privind Vizele şi echipamentele aferente sistemului au fost instalate în cadrul tuturor misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României în străinătate.

Portal pentru facilitarea solicitării vizelor – E-Viza

Portalul E-Viza fost creat cu scopul de a facilita procedura de solicitare a vizei române, în cazul cetăţenilor străini care doresc să călătorească în România.

Implementarea acestui portal vizează în primul rând deschiderea posibilităţilor de solicitare a vizei române online, pentru cetăţenii oricărui stat, în mod nediscriminatoriu, de la orice calculator conectat la internet, fiind disponibil la adresa http://evisa.mae.ro.

Astfel, portalul E-Viza simplifică semnificativ procedura de solicitare a vizei, facilitând şi optimizând, totodată, activitatea în materie de vize desfăşurată în cadrul misiunilor
diplomatice şi oficiilor consulare ale României în străinătate.

Printre beneficiile estimate ale implementării portalului electronic E-Viza, se regăsesc următoarele:
• Reducerea timpului de aşteptare la ghişeele secţiilor şi oficiilor consulare române pentru a depune cereri de vize;
• Posibilitatea de a obţine informaţii (inclusiv personalizate pentru situaţia fiecărui cetăţean interesat în parte – în funcţie de cetăţenia persoanei, documentul de călătorie deţinut şi tipul de viză dorit), direct prin accesarea zonei informative a portalului, fără a mai beneficia doar de opţiunea de a contacta o misiune diplomatică sau un oficiu
consular;
• Posibilitatea de a formula cereri de vize online, de o manieră facilă, comodă şi eficientă, urmând ca solicitantul vizei să se prezinte la misiunea diplomatică sau oficiul consular căruia îi este adresată cererea, doar la momentul la care dosarul său este complet, acest lucru fiind stabilit cu sprijinul personalului consular, prin interacţiune pe cale electronică; Implementarea acestei facilităţi vizează reducerea, până la eliminare, a oricăror vulnerabilităţi inerente comunicării prin intermediul poştei, în cazul cetăţenilor străini care sunt localizaţi la distanţe considerabile faţă de orice misiune diplomatică sau oficiu consular al României;
• Gestionarea eficientă şi modernă a propriei cereri de viză, prin recepţionarea de mesaje email privind stadiul de procesare a acesteia, sau a oricărei solicitări venite din partea misiunii diplomatice sau a oficiului consular, cu privire la cererea de viză depusă prin intermediul portalului;
• Posibilitatea de a continua o sesiune de constituire a dosarului de solicitare a vizei online, în cazul în care persoana interesată doreşte să îşi gestioneze cererea progresiv (în mai multe etape).

Totodată, se impune a fi menţionat faptul că operaţionalizarea portalului aduce beneficii activităţii în materie de vize desfăşurate la nivel intern, în cadrul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României, prin reducerea presiunii ce apare atunci când ghişeele pentru lucrul cu publicul devin aglomerate.

Sistemul Informatic Integrat de Management al Documentelor de Călătorie – E-Pass

Sistemul integrat de management al documentelor de călătorie se bazează pe o tehnologie avansată şi este realizat pe un software performant, securizat.

În evoluţia formei şi conţinutului său, odată cu inserarea unor elemente de identificare biometrică – imaginea facială şi amprentele digitale – se realizează o corelare fiabilă între deţinătorul legal al documentului şi documentul respectiv.

În prezent, acest sistem acoperă integral activitatea pe linie de paşapoarte (diplomatice, de serviciu, simple electronice şi simple temporare) şi titluri de călătorie desfăşurată la nivelul MAE/ Departamentul Consular şi al misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare.

Odată cu introducerea în circulaţie a paşapoartelor electronice, precum şi a noului model de paşaport simplu temporar, autorităţile competente române aplică principiul o persoană – un paşaport, respectiv fiecărei persoane, indiferent de vârstă, i se va elibera un paşaport, nemaiexistând noţiunea de însoţitor inclus în paşapoartele titularilor.

Folosirea sistemului e-Pass atât la misiunile diplomatice şi oficiile consulare, cât şi în cadrul Departamentului Consular/ Centrul Naţional pentru Paşapoarte Diplomatice şi de Serviciu a adus numeroase beneficii în interesul cetăţenilor români solicitanţi de documente de călătorie şi a contribuit considerabil la creşterea gradului de satisfacţie al acestora în relaţia cu autorităţile române. Printre beneficiile aduse de sistemul E-Pass, pot fi enumerate:
• Oferirea de servicii consulare moderne şi de calitate solicitanţilor;
• Eficientizarea şi fluidizarea activităţii specifice;
• Diminuarea timpului de soluţionare a cererilor de eliberare a paşapoartelor. După preluarea cererilor la sediul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare, acestea sunt transmise online, în timp real, autorităţilor române competente pentru validare, aprobare şi personalizare;
• Facilitarea liberei circulaţii a cetăţenilor români în străinătate şi reglementarea şederii în ţara de reşedinţă a acestora, prin eliberarea de documente de călătorie direct la sediul misiunilor diplomatice/oficiilor consulare (paşapoarte temporare, titluri de călătorie);
• Acordarea de asistenţă consulară cetăţenilor români aflaţi în situaţii deosebite (zone de conflict, accidente, cutremure, calamităţi naturale), staţiile mobile ale sistemului E-Pass fiind folosite de echipele consulare mobile pentru eliberarea de documente de călătorie în afara sediilor misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare, direct în locaţiile unde se regăseau cetăţenii români.

Având în vedere complexitatea şi importanţa acestui sistem, una dintre principalele preocupări ale Departamentului Consular, prin intermediul CNPDS este aceea de a analiza realităţile obiective ale activităţii consulare şi, în consecinţă, de a adapta în permanenţă sistemul la aceste realităţi.

În acest sens, au fost implementate o serie de modificări ale aplicaţiei E-Pass în procesul de preluare de date şi evidenţă a cererilor de eliberare a paşapoartelor simple electronice şi temporare de la misiunile diplomatice/oficiile consulare, în vederea simplificării fluxurilor de preluare şi emitere a documentelor de călătorie şi a evidenţei cererilor din sistemul informatic integrat.

Centrul de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate – CCSCRS (Call Center)

Centrul de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate a fost creat de Ministerul Afacerilor Externe pentru a oferi informaţii de natură consulară persoanelor
aflate în afara frontierelor României. La momentul de faţă, acesta se află în stadiul de proiect pilot, respectiv în faza de testare, premergătoare implementării finale a proiectului, al cărui principal obiectiv îl reprezintă includerea etapizată în sistem a tuturor misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României din străinătate.

Personalul Centrului de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate asigură 24 ore/7 zile asistenţă consulară atât în ceea ce priveşte informarea publicului asupra serviciilor consulare prestate de misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României din străinătate, cât şi în cazul producerii unor situaţii de urgenţă în care sunt implicaţi cetăţeni români, în afara graniţelor ţării.

Prin intermediul acestui mecanism, Ministerul Afacerilor Externe al României vine în întâmpinarea cetăţenilor români care se află în străinătate în calitate de turişti, temporar sau având domiciliul în străinătate, pentru a-i asista cu informaţii consulare şi a-i sprijini în cazuri de urgenţă (accidente, îmbolnăviri, decese, arestări, riscuri de securitate cauze de acţiuni teroriste, acte furate ori pierdute sau alte situaţii de urgenţă).

Proiectul se înscrie printre cele mai noi demersuri ale Ministerului Afacerilor Externe desfăşurate în calitate de stat membru al Uniunii Europene şi reprezintă o modalitate de modernizare şi uniformizare a serviciilor destinate cetăţenilor români.

Centrul de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate are următoarele obiective:
• Accesul la informaţii consulare în cel mai scurt timp posibil, atât prin robotul telefonic, cât şi prin intermediul operatorilor, disponibili 24h/7 zile;
• Îmbunătăţirea serviciilor consulare adresate cetăţenilor români aflaţi în străinătate;
• Informaţii referitoare la cunoaşterea drepturilor şi obligaţiilor pe care cetăţenii români le au în străinătate;
• Transmiterea telefonic şi prin e-mail a informaţiilor consulare solicitate de către cetăţenii români, cu respectarea legislaţiei în vigoare privind protecţia datelor cu caracter personal;
• Informaţii legate de efectuarea serviciilor consulare particularizate pe zone geografice, în funcţie de meridian sau comunitate.
• Consultanţă consulară imediată prin facilitarea accesului rapid la misiunea diplomatică/oficiul consular dorit(ă), pentru situaţii de urgenţă semnalate de cetăţenii români sau în vederea soluţionării cererilor de natură consulară.

Centrul de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate poate fi apelat 24 de ore / 7 zile, la numerele de telefon aparţinând misiunii diplomatice/oficiului consular al României din zona de rezidenţă a fiecărui cetăţean român.
Exemplu: Cetăţenii români aflaţi în zona de competenţă consulară a Ambasadei României la Madrid pot apela telefonic misiunea diplomatică română la numerele de telefon afişate pe site-ul madrid.mae.ro.

Informaţiile privind toate serviciile consulare sunt redate prin intermediul unui robot telefonic care permite cetăţeanului români să îşi aleagă tema de interes. În cazul în care cetăţeanul român doreşte informaţii suplimentare, poate intra în contact cu un operator al CCSCRS. Cererile vor fi soluţionate în cel mai scurt timp posibil.

Totodată, este pusă la dispoziţie o linie telefonică de urgenţă prin intermediul căreia pot fi anunţate situaţiile cu caracter deosebit, acestea, de la caz la caz, fiind redirecţionate către consulul din cadrul misiunii diplomatice/oficiului consular competent(e) din zona geografică aferentă. Aceste cazuri sunt tratate cu maximă seriozitate, atât de către personalul misiunii diplomatice/oficiului consulare, cât şi de către operatorii Centrului de Contact şi Suport al Cetăţenilor Români din Străinătate.

Pentru oferirea unor servicii de natură consulară complete, cetăţenii români pot transmite solicitările fie prin intermediul paginii de internet a centrului de suport, fie direct către adresa de e-mail a centrului : contact@informaţiiconsulare.ro. Toate cererile înregistrate vor fi soluţionate în timp util.

Astfel, CCSCRS este pregătit să răspundă cu profesionalism şi promptitudine tuturor solicitărilor de natură consulară primite din partea cetăţenilor români aflaţi în străinătate.

Registrul Electronic al Documentelor – RED

Direcţia Relaţii Consulare reprezintă unul dintre cele mai importante puncte de legătură ale României, atât cu serviciul diplomatic şi consular extern, cât şi cu cetăţenii români aflaţi în străinătate.

Zilnic sunt înregistrate numeroase lucrări, care provin de la alte autorităţi publice, instituţii, organizaţii, asociaţii, de la misiunile diplomatice şi oficiile consulare române în străinătate sau de la cele străine acreditate pe teritoriul României, alte persoane juridice, precum şi petiţii adresate de cetăţeni, pe diverse teme.

Estimativ, anual se procesează în jur de 40.000 de documente în cadrul Direcţiei Relaţii Consulare, ceea ce a constituit principalul motiv pentru implementarea acestui sistem.

Registrul Electronic al Documentelor este un sistem de monitorizare a documentelor care a fost creat pentru a facilita gestionarea volumului semnificativ al informărilor recepţionate la Direcţia Relaţii Consulare, atât la nivel interinstituţional, cât şi din partea petenţilor.
Numeroasele registre tipărite au fost înlocuite cu o variantă electronică, adaptând astfel nevoia de eficientizare a evidenţei documentelor la tehnologia existentă.

Registrul Electronic al Documentelor permite înregistrarea tuturor documentelor recepţionate într-o bază de date şi urmărirea, în timp real, a fluxului documentelor până la soluţionarea acestora.
Pe cale de consecinţă, existenţa unui sistem informatic de gestiune a documentelor interne şi a corespondenţei externe, destinat monitorizării, în timp real, a stadiului soluţionării fiecărei lucrări în parte, a devenit un imperativ pentru Direcţia Relaţii Consulare.

Încheiere

Prin dezvoltarea tuturor sistemelor prezentate anterior, Ministerul Afacerilor Externe, prin Departamentul Consular, urmăreşte atingerea mai multor obiective, nu doar de a gestiona cât mai eficient şi mai operativ un volum tot mai mare de servicii consulare, ci şi de a utiliza mijloacele electronice actuale de comunicare şi procesare, adecvate priorităţii de creştere a calităţii serviciilor consulare oferite cetăţenilor români în străinătate.

Ministerul Afacerilor Externe, prin intermediul Departamentul Consular, şi-a propus astfel modernizarea substanţială a tuturor instrumentelor care alcătuiesc suportul procedural şi logistic al activităţii consulare. Aceste linii de acţiune se traduc într-o manieră proactivă de abordare a activităţii consulare, într-un context dominat de dinamism, evoluţii rapide şi tendinţe de globalizare.

Concretizarea acestor proiecte de anvergură va conduce la o schimbare majoră a serviciului consular românesc, plasându-l printre cele mai moderne din punct de vedere tehnic şi procedural în spaţiul Uniunii Europene.