Alegeri prezidențiale 2014 – Turul II: Măsuri logistice și organizatorice adoptate de Ambasada României la Madrid
Măsurile logistice și organizatorice adoptate de Ambasada României la Madrid pentru organizarea în condiții optime a procesului de votare la turul II al alegerilor prezidențiale
Ambasada României la Madrid aduce la cunoștința cetățenilor români care vor vota la 16 noiembrie a.c. la secțiile de votare organizate în Spania următoarele informații privind măsurile adoptate, de ordin logistic și organizatoric, pentru a se asigura condiții cât mai bune pentru exercitarea dreptului la vot în secțiile menționate.
Notă: Precizăm că aceste măsuri au fost adoptate și implementare la toate cele 12 secții de votare organizate în mod direct de către Ambasada României la Madrid (respectiv 4 secții în capitala Madrid și cele din orașele Alcalá de Henares, Coslada, Arganda del Rey, Móstoles, Getafe, Guadalajara, Toledo și Burgos). De asemenea, menționăm că aceste măsuri au fost transmise, ca recomandări, și celorlalte Consulate ale României din diferitele regiuni ale Spaniei, responsabile de organizarea celorlalte 26 de secții de votare de pe teritoriul Spaniei.
Ambasada a procedat la consolidarea măsurilor logistice și procedurile organizatorice care și-au dovedit eficiența la turul I și corectarea aspectelor ameliorabile, precum și la adoptarea unor măsuri suplimentare, vizând fluidizarea procesului de votare și absorbția unui număr de votanți mult mai mare decât cel înregistrat la turul I.
În organizarea procesului de votare din 16 noiembrie Ambasada pornește de la premisa că există o foarte mare probabilitate ca la turul II să se înregistreze o participare la vot mult mai consistentă decât cea de la turul I. În acest context, pachetul de măsuri pregătitoare se concentrează pe cele de fluidizare la maximum a procesului de votare, de natură să permită mărirea capacității tuturor secțiilor de votare de a absorbi fluxuri semnificativ sporite de votanți.
Astfel, dintre măsurile organizatorice adoptate de Ambasadă, considerăm utilă semnalarea următoarelor:
– Suport logistic exhaustiv pentru secțiile de votare. Toate cele 12 secții de votare organizate de Ambasadă au fost dotate cu stocuri mai mult decât acoperitoare de materiale necesare bunei desfășurări a procesului electoral (toate materialele necesare votării – declarații pe proprie răspundere, tabele pentru completarea listelor suplimentare, indicatoare, tușiere, pixuri la dispoziția votanților pentru completarea rapidă a declarațiilor; elemente logistice pentru direcționarea și ordonarea fluxurilor de votanți, etc.) .
Grație acestei măsuri de precauție, în turul I niciun birou de secție de votare nu a fost în situația de a fi nevoit să piardă vreun moment pentru neajunsuri de natura logistică (ex.: să aibă întreruperi de activitate la vreun membru al biroului pentru eventuala fotocopiere suplimentară a formularelor de declarații). Pentru turul II Ambasada a procedat la redimensionarea pachetului de dotări logistice, pentru a face față unui număr mult mai mare de votanți.
– Toate secțiile vor avea numărul maxim legal de ștampile și cabine de votare (șapte), pentru a permite astfel o desfășurare mai rapidă a procesului electoral.
– Echipe de sprijin în afara secției de votare. Secțiile de votare cele mai aglomerate au beneficiat permanent la turul I de un sprijin logistic și uman suplimentar, ce a constat în dotarea acestora cu echipe de suport, ce au acționat în afara secției de votare. Acestea au fost constituite din angajați ai Ambasadei, care au avut ca sarcină să ajute birourile electorale prin acordarea de explicații/asistență cetățenilor aflați la rând în vederea completării declarațiilor, organizarea și direcționarea fluxurilor, etc.
Pentru turul II Ambasada a procedat la dimensionarea echipelor de suport mult peste nivelul de la turul I, acordând prioritate secțiilor de votare la care se așteaptă o afluență foarte mare de alegători (în special Madrid 1, Madrid 2, Madrid 3 și Madrid 4, Alcalá de Henares, Coslada și Arganda del Rey). Concret, la aceste secții Ambasada va proceda la trimiterea pe teren a unor echipe de sprijin mult suplimentate, compuse din 4 până la 7 persoane (3-4 diplomați/funcționari; 2-3 funcționari de la o companie de “security”, pentru sprijin la organizarea fluxurilor). Activitatea acestora va fi de înmânarea din timp a declarațiilor și asigurarea asistenței pentru completare, astfel încât absolut toți cetățenii să intre în secții cu respectivele declarații deja completate, direcționare a alegătorilor și fluidizare a procesului, de sprijinire din punct de vedere organizatoric a membrilor biroului electoral (ex: verificarea înainte de intrarea în secție a valabilității documentelor de identitate, etc.).
– Echipa mobilă de „reacție rapidă”. Organizarea la Ambasadă a unei echipe mobile, de “reacție rapidă” și acordare de sprijin în situații deosebite. Aceasta procedură, ce are ca scop dotarea Ambasadei cu capacitatea de a acorda rapid sprijin adițional în eventualitatea producerii unor vârfuri de aglomerație la anumite secții, și-a dovedit din plin eficiența la turul I, dat fiind că trimiterea în regim de urgență de personal suplimentar de sprijin în ultimele ore ale programului de votare, la cele trei secții la care se profila posibilitatea/riscul ca până la orele 21:00 să nu se reușească procesarea numărului mare de votanți care încă se aflau la rând, s-a dovedit decisivă pentru a reuși să asigurăm și la respectivele secții posibilitatea ca toți cetățenii aflați încă la rând să poată vota până la ora legală de închidere a secției.
Pentru turul II Ambasada a organizat o foarte consistentă capacitate de „mobilitate” de resurse umane, astfel încât să fim în măsură să intervenim cu sprijin suplimentar, în funcție de situație, simultan la 5-6 din cele 12 secții de votare organizate.
– Pachet de măsuri pentru asigurarea unor condiții mai comode de așteptare la unele secții de votare, prin reorientarea fluxurilor. Aceste măsuri se vor dovedi esențiale pentru derularea normală a procesului de votare în eventualele cazuri în care s-ar înregistra vârfuri de afluență și timpi de așteptare foarte mari în condiții de climă defavorabilă (ploaie).
În unele cazuri (ex. Coslada), Ambasada a procedat la ameliorarea semnificativă a amenajării zonelor de așteptare prin instalarea unor structuri modulare, de natură să doteze cu “acoperiș” zonele în care se va forma rândul de așteptare, mai ales în acele cazuri în care în clădirile unde se află secțiile nu ar fi permis intrarea unui număr mare de persoane în spațiul acoperit.
– Informarea permanentă a cetățenilor români asupra timpilor de așteptare la toate secțiile din vecinătate. Astfel, Ambasada va colecta la fiecare oră informații privind timpii de așteptare înregistrați la fiecare secție și va informa în timp real toate echipele sale de sprijin, care la rândul lor vor fi astfel în măsură să informeze votanții. În acest condiții, la secțiile la care s-ar ajunge la un timp de așteptare foarte mare, cetățenii români vor fi permanent informați asupra alternativelor de care dispun de a vota la secții mai puțin aglomerate din vecinătate (spre exemplu, devierea fluxurilor între secțiile de votare din localitățile de pe Coridorul Henares, cum ar fi de la Alcala de Henares și Coslada către cele două secții de votare de la Consulat – din Vallecas – aflate la doar câteva minute distanță cu transportul în comun.
De asemenea, în ziua votului Ambasada va informa constant mass-media, asociațiile și alți parteneri din cadrul comunității asupra situației de la secțiile de votare și mai ales asupra timpilor de așteptare, pentru a maximiza șansele de informare a cetățenilor români și de redistribuire a fluxului de votanți dinspre secțiile foarte solicitate către altele eventual mai libere, din vecinătate.
Elemente de context/background privind efectul măsurilor de organizare adoptate la turul I: Menționăm că măsurile organizatorice adoptate și implementate la turul I –menționate mai sus- vizând asigurarea derulării procesului de votare în condiții cât mai bune –pe suportul rețelei de secții de votare decise/aprobate în prealabil de Centrala MAE– s-au dovedit eficiente, rezultatul fiind faptul că în Spania scrutinul din 2 noiembrie s-a desfășurat practic fără probleme. Practic toți cetățenii români care s-au prezentat la secțiile de votare organizate în Spania au putut să-și exercite în condiții bune dreptul la vot, la un tur de scrutin în care s-a înregistrat o afluență record (33.000 votanți, față de 20.000 la turul I în 2009). Notă: Unica excepție s-a înregistrat la secția de votare de la Valencia, unde la orele 21:00, la închiderea secției, un număr de câteva zeci de cetățeni români nu au putut vota. Trebuie însă menționat că această excepție înregistrată la Valencia s-a datorat absenței a 3 din cei 7 membrii ai biroului electoral (dintre membrii desemnați de partide), fapt ce a redus practic la jumătate capacitatea respectivei secții (ce a funcționat cu un birou de 4 membri din 7) de absorbție a fluxului de votanți într-un ritm normal, așa cum s-a întâmplat la toate celelalte 37 de secții de votare. Timpul de așteptare pentru a vota nu a depășit în niciun moment al zilei 20-25 de minute la marea majoritate a secțiilor de votare. Cele câteva excepții s-au înregistrat la cele 2-3 secții care au avut un număr foarte mare de votanți, respectiv secțiile de la Coslada (2.200 votanti) și Alcalá de Henares (2.000 votanți), unde perioada de așteptare a atins, în a doua parte a zilei, valori maxime de 1 – 1,5 ore.
Corespondență: Biroul de presă al Ambasadei României la Madrid, 15 noiembrie 2015